Mẫu Biên bản giao nhận hàng hoá excel

Biên bản bàn giao hàng hóa hay giao nhận hàng là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng & bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của cả 2 bên trước đó.

Tại sao phải dùng đến biên bản bàn giao hàng hóa

Khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động mua bán, vận chuyển hàng hóa thì biên bản bàn giao hàng hóa được lập nhằm thể hiện nội dung bàn giao hàng hóa, sản phẩm, vật tư, thời điểm bàn giao, địa điểm bàn giao từ bên bán cho bên mua về chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng theo đơn hàng mua sắm hoặc hợp đồng mua bán trước đó hoặc nội dung danh sách sản phẩm cần vận chuyển từ nơi này đến nơi khác. Bên cạnh đó biên bản bàn giao hàng hóa còn làm chứng cứ xác minh việc bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận đủ hàng hóa hay bên cần chuyển hàng đã giao hàng và bên nhận hàng đã nhận đủ;  làm căn cứ để từ đó lên phiếu nhập, xuất kho hàng cho doanh nghiệp. Ngoài ra biên bản bàn giao hàng hóa là một trong những văn bản mang tính pháp lý cao đính kèm với hợp đồng mua bán, vận chuyển khi xảy ra mâu thuẫn phát sinh giữa hai bên. Do đó, dù đơn hàng mua bán, vận chuyển lớn hay nhỏ, thì việc lập biên bản bàn giao hàng hóa là vô cùng quan trọng,

Các nội dung cần chú ý khi lập một biên bản bàn giao hàng hóa

Để lập được một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đúng quy định, các bạn cần chú ý các nội dung sau:

– Thông tin của biên bản bàn giao hàng hóa phải được viết rõ ràng, rõ nghĩa, chính xác thời gian địa điểm, thông tin sản phẩm (quy cách, chủng loại, chất lượng, nơi sản xuất, số lượng, tình trạng, giá trị của từng sản phẩm, …), thông tin chủ thể trong biên bản.

– Biên bản bàn giao hàng hóa là một phần không thể tách rời với hợp đồng mua bán và làm cơ sở chứng minh việc hoàn tất quy trình mua bán / vận chuyển trong hoạt động mua bán hay vận hàng hóa. Ngoài ra nó còn làm chứng cứ xác minh việc giao hàng hóa vận chuyển giữa các cá nhân với nhau trong doanh nghiệp

– Chữ kí trong biên bản bàn giao hàng hóa phải là chữ kí sống của các chủ thể có tên trong biên bản bàn giao hàng hóa và các người có liên quan kèm con dấu đầy đủ (nếu có). Việc có đầy đủ chữ kí này giúp cho biên bản bàn giao hàng hóa đảm bảo được giá trị pháp lý của mình và sự thống nhất của các bên. Một biên bản bàn giao hàng hóa không có chữ kí được xem là vô hiệu lực.

Các vấn đề cần lưu ý khi lập biên bản bàn giao hàng hóa

– Biên bản bàn giao hàng hóa cần lập thành 02 bộ để mỗi bên giữ 01 bộ (có giá trị pháp lý như nhau) nhàm đảm bảo tính minh bạch của biên bản. Ngoài ra, khi xảy ra tranh chấp tgif biên bản bàn giao hàng hóa này kèm với hợp đồng mua bán / vận chuyển sẽ là cơ sở chứng cứ tại các cơ quan có thẩm quyền liên quan

– Có rất nhiều mẫu biên bản bàn giao hàng hóa lưu hành hiện nay, nhưng tùy thuộc vào mỗi loại đối tượng mà sẽ có một loại biên bản giao nhận hàng hóa phù hợp, như: biên bản bàn giao hàng hóa hải quan, biên bản bàn giao hàng hóa mẫu, biên bản bàn giao hàng hóa trang thiết bị,… Vì vậy trước khi lập một biên bản bàn giao hàng hóa bạn cần chú ý đối tượng của mình là gì để lựa chọn mẫu biên bản phù hợp.

– Biên bản bàn giao hàng hóa là loại giấy tờ quan trọng có tính pháp lý cao do đó cần chú ý trong việc bảo quản và lưu trữ sau khi các bên đã ký đầy đủ.

Cấu trúc cơ bản của một biên bản bàn giao hàng hóa

Mỗi một giấy chứng từ nào cũng đều có cấu trúc riêng của mình và biên bán bàn giao hàng hóa cũng không ngoại lệ. Các bạn cùng tham khảo các nội dung không thể thiếu của một biên bản bàn giao hàng hóa dưới đây:

– Quốc hiệu tiêu ngữ

– Nội dung tên biên bản (ví dụ: Biên bản bàn giao hàng hóa hải quan,… )

– Thời gian địa điểm bàn giao đã thỏa thuận giữa hai bên

– Thông tin bên giao hàng: tên công ty, đỉa chỉ, đại diện, chức vụ, số điện thoại người đại diện

– Thông tin bên nhận hàng: tên công ty, đỉa chỉ, đại diện, chức vụ, số điện thoại người đại diện

– Thông tin nội dung hàng hóa, sản phẩm, vật tư cần bàn giao: tên sản phẩm, quy cách, số lượng, chất lượng, nơi sản xuất, đơn giá,…..

– Cam kết của hai bên về việc giao nhận hàng hóa

– Thông tin kí tên xác nhận việc bàn giao

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa số 1

Sau đây là mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa. Trong mẫu biên bản giao nhận này, cần phải đặc biệt chú ý thông tin Bên giao, bên nhận và thông tin chi tiết của hàng hóa cần giao nhận. Qua đó bảo đảm giá trị của Biên bản sau khi hai bên ký xác nhận.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa số 2